A condução eficiente e segura de processos de inexigibilidade é um desafio constante para as equipes de licitação e contratos das administrações públicas, especialmente diante das exigências da Lei nº 14.133/2021. Com o avanço das fiscalizações dos Tribunais de Contas, cresce a necessidade de adotar boas práticas que fortaleçam a instrução dos processos e previnam glosas no âmbito do controle externo. Neste artigo, compartilho um roteiro prático fundamentado em experiências, determinações dos Tribunais de Contas e orientações consolidadas, para auxiliar você, servidor público, a estruturar processos de inexigibilidade robustos e alinhados à legislação vigente.

Compreendendo a Inexigibilidade na Lei nº 14.133/2021

A inexigibilidade de licitação, disciplinada nos arts. 74 e 75 da Lei nº 14.133/2021, representa uma exceção à regra geral da competição. Nesses casos, a competição é inviável, seja devido à singularidade do objeto ou à exclusividade do fornecedor. É fundamental compreender que inexigibilidade não é sinônimo de dispensa de licitação; trata-se de situações em que a seleção entre vários fornecedores é impossível, como ocorre na contratação de profissional de qualquer setor artístico consagrado pela crítica ou pela opinião pública.

A nova Lei de Licitações ampliou e detalhou os requisitos para a caracterização dessas hipóteses. Por exemplo, exige justificativa técnica detalhada e a demonstração clara de que não há concorrentes aptos para o fornecimento do bem ou serviço. Situações comuns de inexigibilidade envolvem contratação de palestrantes exclusivos, softwares de titularidade única, ou serviços técnicos especializados de natureza singular, como pareceres jurídicos emitidos por especialistas de notório saber.

Tribunais de Contas, como o TCU (Acórdão 1339/2021 – Plenário), reforçam que a inexigibilidade deve ser fundamentada em informações objetivas e comprovadas, afastando qualquer subjetividade ou conveniência administrativa. O processo deve ser instruído de forma a evidenciar, sem margem para dúvidas, que a competição realmente não se aplica ao caso concreto.

Por isso, o servidor público deve estar atento à correta identificação das situações de inexigibilidade, analisando cada hipótese à luz da legislação e das orientações dos órgãos de controle. O desconhecimento ou a má aplicação desse instituto frequentemente resulta em glosas, responsabilização e anulação de contratos, trazendo prejuízos para a Administração.

Documentação Essencial para Instrução do Processo

A instrução processual da inexigibilidade exige um conjunto de documentos robusto, que subsidie todas as etapas decisórias e permita o controle externo eficaz. A ausência ou a fragilidade documental é uma das principais causas de glosas identificadas pelos Tribunais de Contas em todo o país, como destacado pelo TCE-SP em suas Orientações Técnicas (Dispensa e Inexigibilidade – 2022).

O processo deve conter, no mínimo, a demanda formalizada, a pesquisa de fornecedores que evidencie a inviabilidade de competição, o parecer técnico que justifique a singularidade ou exclusividade, o orçamento detalhado, e a comprovação da capacidade técnica do contratado. Em casos de exclusividade, é imprescindível anexar declaração do fabricante ou representante legal, conforme determina o art. 75, §3º, da Lei nº 14.133/2021.

Além disso, recomenda-se inserir parecer jurídico opinando sobre a regularidade da contratação e a aderência aos requisitos legais. A ausência desse parecer foi apontada como falha grave pelo TCU no Acórdão 2584/2022-Plenário, que determinou a anulação de contratações com base em inexigibilidade por deficiência na análise jurídica prévia.

Por fim, a boa prática recomenda registrar toda a evolução do processo em sistema eletrônico, garantindo transparência, rastreabilidade e o cumprimento dos princípios da publicidade e motivação dos atos administrativos. Isso facilita respostas rápidas aos órgãos de controle e reduz o risco de glosas por documentação insuficiente.

Fundamentação Técnica: Como Elaborar Justificativas Sólidas

A qualidade da fundamentação técnica é determinante para a validade do processo de inexigibilidade. Justificativas vagas, genéricas ou sem embasamento técnico são frequentemente alvo de glosas pelos Tribunais de Contas, que exigem clareza, precisão e consistência na motivação dos atos administrativos (TCE-MG, Consulta 946609).

O servidor responsável deve apresentar, de forma detalhada, os motivos que tornam inviável a competição. Por exemplo, ao contratar um serviço técnico de natureza singular, é necessário explicitar as características específicas do serviço e demonstrar que a expertise do fornecedor é indispensável para a administração, conforme art. 74, II, da Lei nº 14.133/2021. Um erro recorrente é simplesmente afirmar “notória especialização” sem indicar elementos objetivos que comprovem essa condição.

Em casos de contratação por exclusividade, a justificativa deve ser acompanhada de documentação que comprove que não existem outros fornecedores habilitados no mercado, como declaração do fabricante ou distribuidor exclusivo. A fundamentação deve ser complementada por análise de mercado, demonstrando tentativas de localizar outros possíveis fornecedores e explicando as razões para sua inexistência ou inadequação.

Recomenda-se, ainda, que as justificativas sejam validadas por equipe técnica da área demandante, fortalecendo a imparcialidade e a legitimidade do processo. O envolvimento de profissionais com conhecimento técnico específico no objeto contratado é apontado pelo TCU (Acórdão 2300/2019-Plenário) como boa prática para evitar falhas e futuras glosas.

Pesquisa de Preços: Critérios e Cuidados Recomendados

A pesquisa de preços, prevista no art. 23 da Lei nº 14.133/2021, é obrigatória mesmo para inexigibilidade, e sua correta realização é essencial para evitar superfaturamentos e glosas. O erro mais comum identificado pelos Tribunais de Contas é a realização de pesquisa limitada a apenas uma fonte ou a apresentação de orçamentos sem respaldo em cotações do mercado (TCE-PE, Alerta de Responsabilização 005/2022).

Para garantir a robustez desse item, recomenda-se buscar, sempre que possível, ao menos três fontes distintas de pesquisa, incluindo contratações recentes de outros órgãos públicos, portais oficiais de transparência e fornecedores potenciais. Quando não for possível obter três cotações, deve-se justificar de maneira fundamentada essa limitação, conforme orienta a Nota Técnica 02/2022 da Advocacia-Geral da União.

É imprescindível documentar todo o processo de pesquisa, anexando planilhas comparativas, cópias das consultas realizadas e registros de preços anteriores. Além disso, a pesquisa deve considerar fatores como atualização monetária, condições de pagamento, local de prestação do serviço e características do objeto, para evitar distorções.

Por fim, atenção especial deve ser dada à eventual utilização de preços praticados por fornecedores em outros entes federativos. Nesses casos, é preciso avaliar se as condições são compatíveis com a realidade do órgão contratante, sob pena de glosa por incompatibilidade de preços, como já decidido pelo TCU no Acórdão 1476/2019-Plenário.

Riscos de Glosas: Principais Falhas Apontadas pelo TCE

Os Tribunais de Contas atuam de forma rigorosa na análise de processos de inexigibilidade, frequentemente apontando glosas quando identificam irregularidades que comprometem a legalidade e a economicidade da contratação. Entre as principais falhas estão a ausência ou deficiência de justificativas técnicas, pesquisa de preços inadequada, e documentação insuficiente (TCE-RJ, Processo 109.069-5/2019).

Outro ponto crítico é a falta de transparência e publicidade no processo, o que impede o controle social e contraria os princípios estabelecidos na Lei nº 14.133/2021. A publicação dos extratos dos contratos e dos documentos de instrução processual em meio oficial é obrigatória e, quando não realizada, pode resultar em glosa e responsabilização dos gestores.

A contratação de fornecedor sem comprovação inequívoca de exclusividade é constantemente glosada pelos órgãos de controle. O TCU, por exemplo, já anulou contratos baseados em simples declarações do fornecedor, sem validação do fabricante ou representante legal (Acórdão 2662/2018-Plenário).

Por fim, a ausência de análise jurídica detalhada e de pareceres técnicos da área demandante tem sido motivo recorrente de glosa, pois compromete a demonstração da real necessidade da contratação e a aderência aos requisitos legais. Essa lacuna evidencia a importância de um processo multidisciplinar e bem instruído.

Boas Práticas para Mitigar Riscos e Garantir a Conformidade

Para mitigar riscos e evitar glosas, é indispensável adotar um roteiro de boas práticas fundamentado em orientações dos Tribunais de Contas e em experiências bem-sucedidas na administração pública. Uma das principais recomendações é a capacitação contínua dos servidores envolvidos, promovendo atualização sobre a Lei nº 14.133/2021 e as decisões mais recentes dos órgãos de controle.

A elaboração de checklists e fluxos padronizados para instrução dos processos de inexigibilidade contribui para garantir a regularidade documental, a fundamentação técnica adequada e a observância dos prazos legais. Recomenda-se também o uso de sistemas eletrônicos de gestão para registro e tramitação dos processos, aumentando a transparência e a rastreabilidade dos atos.

Outra boa prática é a realização de auditorias internas e revisões periódicas dos processos, com participação de equipes multidisciplinares. Essas ações permitem identificar pontos vulneráveis e implementar ajustes preventivos antes do envio dos processos aos órgãos de controle externo.

Por fim, estimular a cultura de transparência, ética e zelo com os recursos públicos é fundamental para consolidar uma gestão eficiente e alinhada com os princípios constitucionais. O comprometimento de todos os envolvidos na contratação pública é o caminho mais seguro para evitar glosas e fortalecer a integridade dos processos de inexigibilidade.

A correta instrução dos processos de inexigibilidade, à luz da Lei nº 14.133/2021 e das orientações dos Tribunais de Contas, é fundamental para conferir segurança jurídica às contratações públicas e evitar glosas no controle externo. A aplicação rigorosa das boas práticas aqui apresentadas fortalece a tomada de decisão, assegura a economicidade e preserva o interesse público. Servidores atentos, capacitados e comprometidos com a conformidade legal são protagonistas de uma administração mais eficiente, transparente e responsável. Ao seguir esse roteiro, sua prefeitura estará mais preparada para enfrentar os desafios do controle externo e garantir contratações de excelência.