O processo de contratação direta pela Administração Pública ganhou nova configuração com a Lei Federal nº 14.133/2021, especialmente no que se refere à obrigatoriedade de registro dos atos no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP). Uma das modalidades de contratação direta que mais suscita dúvidas práticas é a chamada “dispensa por valor”, prevista no art. 75, I e II, da nova Lei de Licitações. Este artigo tem como objetivo esclarecer para os servidores públicos que atuam na área de licitações e contratos como funciona o registro dessas contratações no PNCP, destacando as principais exigências, prazos e boas práticas, sempre com base em orientações dos Tribunais de Contas e na legislação vigente.
Entendendo o Registro da Contratação Direta no PNCP
A Lei nº 14.133/2021 trouxe o PNCP como repositório obrigatório para os atos de contratação pública, conferindo mais transparência e controle social ao processo. Toda contratação direta, seja por dispensa ou inexigibilidade, deve ser registrada no PNCP, conforme o art. 94 da Lei. O registro inclui não só o extrato do contrato, mas também documentos fundamentais como a justificativa da contratação, a pesquisa de preços e o termo de adjudicação.
É importante destacar que o registro no PNCP não substitui a publicação em outros meios eventualmente exigidos por legislações estaduais ou municipais, mas é requisito essencial para a validade do processo de contratação de acordo com a nova Lei. O art. 174 reforça que a ausência do registro pode resultar em nulidade do processo.
Além disso, o PNCP permite o acesso amplo e irrestrito às informações sobre contratações, o que facilita o controle interno e externo, inclusive pelos Tribunais de Contas. Assim, o sistema representa um avanço significativo em termos de governança pública e prestação de contas.
Na prática, muitos municípios ainda enfrentam desafios de adaptação ao uso do PNCP, especialmente em relação à digitalização de documentos e à capacitação dos servidores. Contudo, o esforço é necessário para garantir a conformidade com a legislação vigente e evitar sanções.
Dispensa por Valor: Conceito e Aplicabilidade na Lei
A “dispensa por valor” está expressamente prevista no art. 75, I e II, da Lei nº 14.133/2021. Trata-se da contratação direta permitida quando o valor estimado da contratação não ultrapassar R$ 100.000,00 para obras e serviços de engenharia ou R$ 50.000,00 para outros serviços e compras, em cada exercício financeiro.
O objetivo dessa modalidade é permitir agilidade em contratações de menor vulto, reduzindo a burocracia, mas sem abrir mão da transparência e da economicidade. É importante frisar que a dispensa por valor só pode ser utilizada dentro dos limites estabelecidos em lei e não pode ser fracionada artificialmente com o intuito de se enquadrar nos limites legais, conforme alerta reiterado pelo TCU no Acórdão 2.748/2022 – Plenário.
Além disso, a Lei exige que a escolha do fornecedor seja sempre precedida de pesquisa de preços e de justificativa da escolha, assegurando que mesmo as contratações diretas estejam sujeitas a controles básicos de integridade. No caso das dispensas por valor, o registro no PNCP é obrigatório e precisa conter toda a documentação comprobatória do atendimento aos requisitos legais.
Vale lembrar que, de acordo com a IN 73/2022 do TCU, a dispensa por valor não exime a Administração de observar os princípios da impessoalidade, moralidade, eficiência e do julgamento objetivo.
Exigências Documentais para Registro no Sistema
Para que a contratação direta por dispensa por valor seja corretamente registrada no PNCP, a Lei nº 14.133/2021 especifica uma série de documentos obrigatórios. Entre eles estão: a justificativa da escolha do fornecedor, a estimativa de preços, a autorização da autoridade competente, o termo de referência ou projeto básico, e o extrato do contrato ou instrumento equivalente.
Além desses, é importante incluir documentos relativos à regularidade fiscal do contratado, comprovante de inexistência de vedação para contratar com a Administração, e, nos casos aplicáveis, o parecer jurídico sobre a legalidade da contratação. Todos esses itens devem ser anexados eletronicamente ao registro no PNCP.
O TCU, em seu Acórdão 2.445/2023 – Plenário, reforça que a documentação deve ser suficiente para demonstrar a motivação, a legalidade e a vantajosidade da contratação. A ausência de documentação adequada pode resultar em apontamentos em auditorias e na responsabilização dos agentes envolvidos.
É fundamental, portanto, que os servidores responsáveis pelo processo estejam atentos a todos os anexos necessários e confiram cuidadosamente o cumprimento dessa etapa antes de finalizar o registro no sistema, evitando assim retrabalho ou eventuais penalidades administrativas.
Principais Prazos para Registro de Contratações Diretas
A Lei nº 14.133/2021, em seu art. 94, § 3º, estabelece que o registro da contratação direta no PNCP deve ser realizado até 20 dias úteis após a assinatura do contrato ou instrumento equivalente. Esse prazo é contado exclusivamente em dias úteis e está alinhado com as boas práticas de gestão pública sugeridas pelos Tribunais de Contas.
É importante frisar que o descumprimento desse prazo pode ensejar responsabilização dos gestores e até mesmo a anulação do contrato, segundo orientação do TCE-SP no Comunicado SDG 31/2022. Assim, a atenção ao cumprimento desse prazo é fundamental para evitar riscos administrativos e legais.
Além do prazo para registro, a Lei também prevê prazos para a manutenção e atualização das informações no PNCP, especialmente quando houver aditamentos ou alterações contratuais relevantes. Nesses casos, a orientação do TCU é que o registro seja atualizado no prazo máximo de 10 dias úteis após a alteração do contrato.
Portanto, é imprescindível criar rotinas internas para acompanhar os prazos e garantir que todas as informações estejam sempre atualizadas no sistema, evitando inconsistências e possíveis glosas em prestações de contas.
Consequências do Descumprimento dos Prazos e Exigências
O descumprimento dos prazos ou das exigências documentais para o registro de contratação direta no PNCP pode trazer sérias consequências para a Administração e para os agentes envolvidos. A principal delas, prevista no art. 94, § 3º, da Lei nº 14.133/2021, é a nulidade do contrato, o que pode acarretar a necessidade de devolução de valores recebidos e outras sanções administrativas.
Além disso, os Tribunais de Contas, como o TCU e os TCEs, têm sido rigorosos na fiscalização desse aspecto. Por exemplo, o TCU, no Acórdão 2.445/2023 – Plenário, já determinou reprovação de contas e aplicação de multa a gestores que não observaram o devido registro nos termos legais.
Outra consequência relevante é a inclusão do ente público em cadastros de irregularidades, dificultando o recebimento de transferências voluntárias e a participação em convênios. Isso pode comprometer o planejamento de políticas públicas e trazer prejuízos à coletividade.
Portanto, o correto cumprimento dos prazos e a observância das exigências documentais são fundamentais para garantir a regularidade dos processos de contratação direta e evitar prejuízos institucionais e pessoais aos agentes públicos.
Boas Práticas e Exemplos de Registro Conforme TCEs
Diversos Tribunais de Contas têm divulgado cartilhas e orientações para auxiliar os municípios e órgãos públicos a cumprirem corretamente as exigências do PNCP. O TCE-MG, por exemplo, recomenda a criação de checklists internos para cada etapa do processo de contratação, garantindo que todos os documentos sejam reunidos e registrados no sistema antes do prazo final.
Outra boa prática observada é a capacitação continuada das equipes responsáveis pelas contratações públicas, promovendo cursos e oficinas sobre as funcionalidades do PNCP e as exigências da Lei nº 14.133/2021. Muitos órgãos têm buscado apoio em plataformas como o Portal de Licitações do TCU e na Escola de Contas de seus respectivos TCEs.
Em auditorias recentes, como no Processo 1.239/2023 do TCE-PR, foram elogiados municípios que adotaram sistemas informatizados de acompanhamento de prazos e que publicam relatórios periódicos de conformidade com a legislação. Essas ações aumentam a transparência e facilitam a fiscalização interna e externa.
Por fim, recomenda-se a integração entre os setores de compras, jurídico e controle interno para garantir o fluxo correto de informações e o cumprimento tempestivo das obrigações legais, minimizando riscos e fortalecendo a governança.
O registro da contratação direta no PNCP, especialmente na modalidade de dispensa por valor, exige atenção redobrada dos servidores públicos responsáveis. A conformidade com os prazos e exigências documentais previstos na Lei nº 14.133/2021 não é apenas uma formalidade, mas um requisito fundamental para a validade dos atos administrativos e a proteção dos interesses públicos. Ao adotar boas práticas e seguir as orientações dos Tribunais de Contas, as prefeituras brasileiras conseguem garantir mais eficiência, transparência e segurança jurídica em seus processos de contratação direta, contribuindo para uma administração pública mais moderna e responsável.